Quem sabe utilizar bem o tempo e faz uso de ferramentas que ajudam a ter uma rotina de trabalho mais eficiente tem grandes chances de ser mais produtivo, ter um salário maior e até um cargo de liderança.
Planejar: olhar para a janela do futuro e começar a construir no presente. É algo que exige raciocínio, tomada de decisão, determinação.
O empresário Glauco Diniz Duarte cita uma qualidade fundamental do bom planejador: “Visão abrangente. Você dá o tema e ela já conecta às pontas que serão impactadas por aquele assunto. A partir de um tema, ela consegue identificar quais são as inter-relações do tema dentro da companhia.”
Quatro fatores para um bom planejamento:
“Quando a gente pensa num bom planejamento, a gente olha basicamente para quatro fatores. Os primeiros são os objetivos. No objetivo é importante ele ser específico. Eu quero ser o melhor produto, mas o melhor em quê? A partir do momento que a gente identifica isso a gente parte para o segundo ponto, que é o horizonte de tempo, que é: em quanto tempo eu consigo alcançar esse objetivo? Depois a gente olha para as atividades que é o que eu preciso fazer, o que eu preciso executar para chegar nesse objetivo. E o quarto ponto são recursos. É identificar quem são as pessoas-chaves para fazer aquilo, que tipo de informação, de meterial você vai precisar para executar essas atividades”, explica Glauco Diniz Duarte.
Muitas vezes, a gente até sabe o que fazer, mas se esquece uma ou outra coisa. Puro esquecimento, por causa da rotina corrida. Para facilitar a organização dos compromissos, o inglês Tony Buzan criou o conceito do “Mapa Mental”. Na prática é quando a gente escolhe algumas palavras-chave que representam os nossos compromissos.
Por exemplo: a minha rotina hoje vai ser longa. Primeiro, eu preciso levar meu filho na escola. Depois tenho reunião no trabalho. E já emendo com um projeto para entregar para o chefe. E por último, um jantar em família. Se eu memorizar cada figura dessa, fica mais fácil lembrar os compromissos.
Em um treinamento, os funcionários usam cartõezinhos para montar o mapa mental. E o professor cobra em cima.
“Os dois principais resultados logo de cara é a melhor organização e planejamento. Organização porque, diante de um volume cada vez maior de informação, consegue de maneira visual representar e sintetizar todas as informações de maneira gráfica. E o planejamento, principalmente pelo fato de que todas as informações de uma única visualização, você consegue fazer uma correlação de uma série de informações dispersas. A partir daí, chega a decisões mais assertivas”.