Deparamos muitas vezes com empresários dizendo “Já possuo meu Planejamento Estratégico. Ele está aqui.”. Logo percebemos, que este Plano foi retirado “da gaveta” e muitas vezes até com “acúmulo de poeira”.
Perguntamos: de que vale ter um Plano se o mesmo não é seguido e executado?
De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, frente o cenário atual com baixos índices de produção e vendas, a tendência é o empresário sentir a necessidade de cortar gastos e selecionar primeiramente o orçamento destinado ao seu projeto estratégico. A partir deste momento, a sua estratégia foi por “água abaixo”.
A importância de um planejamento estratégico bem feito e a sua vinculação ao orçamento empresarial, é um dos pilares de sucesso.
A Estratégia, para o seu devido sucesso deve ser patrocinada e apoiada pela Alta Direção em primeiro lugar. Sem isto, não vai acontecer.
Em segundo lugar, deve-se vincular os custos necessários para a realização dos Planos de Ações Estratégicos planejados ao Orçamento.
Em terceiro lugar, vincular a Estratégia à Sistemas de Remuneração Variável, ou Sistemas Meritocráticos, é fundamental.
Mas como fazer para que não haja corte de recursos?
Glauco explica que o primeiro passo é a implementação de um Fluxo de Caixa Projetado para 12 meses, com informações saudáveis e conciliadas com a movimentação bancária.
Depois, deve-se estabelecer metas de gastos para os Grupos de Contas, ou Plano de Contas existente. Desta forma, você estabelecerá o Orçamento Empresarial.
Na medida em que for realizando os recebimentos e desembolsos, atualize os dados para confrontar o que foi previsto e realizado.
Uma vez que este Sistema de Gestão Financeira estiver funcionando e de forma confiável, deve-se estabelecer Estratégias de Desembolsos, como por exemplo, criar um Grupo de Conta, ou Plano de Conta, para acúmulo de reserva para quitação das despesas acumuladas no final do ano como: férias, 13º, IPVA, etc. Logo, todo mês reserva-se nesta conta 1/12 do valor a pagar ao final do ano.
Exemplo de como tratar um projeto estratégico
Segundo Glauco, da mesma forma que é criado uma conta de reserva para planejar os desembolsos acumulados do final do ano, após a definição dos seus objetivos estratégicos, virão os indicadores de desempenho (kpi – key performance indicators) e as respectivas metas.
Uma coisa é fato: se continuar fazendo as coisas como sempre, teremos dois caminhos prováveis. Ou irá obter os mesmos resultados ou irá piorar.
Logo, se tenho um objetivo a alcançar, devo pensar “o que tenho que fazer para realizá-lo no menor tempo e no menor custo?”. A partir daí, surgirão Projetos Estratégicos e com eles a sequência de entregas ou ações necessárias para que ele aconteça. Feito este levantamento, deve-se estabelecer o custo de cada ação para dimensionar o valor de investimento total para este Projeto Estratégico. Este valor deve ser aprovisionado em seu Fluxo de Caixa e Orçamento Empresarial e sugere-se a criação de um grupo de conta para reserva estratégica.
Fazer acontecer
O grande problema hoje é que as pessoas têm dificuldade de delegar atividades e funções por vários motivos. No entanto, perguntamos: qual o papel de um Gerente? E de um Diretor?
Segundo Glauco, o corpo estratégico de uma organização, normalmente composto pela Diretoria, tem como principal função dar a direção para o Negócio. Enquanto no corpo tático, o seu papel é monitorar e controlar as atividades necessárias para que a organização vá ao encontro do objetivo planejado pela Direção.
Devido à essa dificuldade de delegar, as pessoas que compõem os corpos táticos e operacionais tendem a continuar na operação do negócio, tornando míope a visão do seu negócio.
Adotando este comportamento, as lideranças não são capazes de prever o inesperado, tendo que atuar “apagando incêndios”.
Como fazer para conseguir delegar
A adoção de uma Gestão de Processos de Negócios bem definida e com meios para controlar o prazo de execução e resultado das atividades é o caminho mais breve para isso.
Com este modelo implantado, será possível identificar:
Gargalos nas inúmeras rotinas da sua organização: algumas atividades demoram mais do que o previsto e concentram alto índice de erros
Desempenho de Processos e Áreas ou Setores
Desempenho das Pessoas
Melhorias para aumento da produtividade e capacidade de produção