O mundo dos negócios mudou e hoje realizar o planejamento estratégico não é mais um luxo reservado a apenas grandes organizações e sim uma necessidade, exigindo das empresas cada vez mais o aprimoramento de seus processos de planejamento, avaliação e controle, tendo em vista a necessidade de tomada de decisões rápidas e de melhor qualidade que lhe assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e lucratividade.
De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, o orçamento empresarial é uma valiosa ferramenta não apenas de planejamento, mas útil também para controle das operações da empresa, independente de seu ramo de atividade, natureza ou porte.
Glauco destaca que o orçamento empresarial estabelece, da forma mais precisa possível, como se espera que transcorram os negócios da empresa, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura desejada. E não há como realizar um bom planejamento estratégico sem alinhar as metas e objetivos ao orçamento empresarial.
Segundo Glauco o orçamento empresarial é a tradução do planejamento estratégico em números e que com ele é possível estabelecer metas e objetivos, estimando como se espera que transcorram os negócios da empresa e proporcionando uma visão clara das ações que cada pessoa na empresa precisa executar para atingir os objetivos globais.
O mais comum é encontrarmos o planejamento estratégico criado para um prazo de 1 a 3 anos, com o orçamento elaborado de forma anual.
Mas este horizonte pode chegar até algumas décadas. Isto é mais comum em empresas que atuam com grandes investimentos para recuperação em um longo prazo, como é caso das concessões (pedágios, portos, aeroportos etc.) e empresas de exploração (petróleo, mineração etc.).
Já no caso de empresas com negócios mais voláteis (como em setores ligados a moda ou inovação), é comum que o orçamento empresarial seja realizado e revisado semestralmente, e em alguns casos até trimestralmente.
Porque realizar o Orçamento Empresarial aliado ao Planejamento Estratégico?
Para Glauco, é por meio do planejamento, traduzido em números no orçamento que se estabelece metas com a equipe, dando assim, uma visão objetiva de onde a empresa pretende chegar dentro daquele período de tempo.
A prática do orçamento empresarial é uma das técnicas administrativas mais utilizadas pelas grandes instituições empresariais (nacionais e multinacionais) e está se tornando cada vez mais presente também na administração de empresas de pequeno e médio porte, já sendo utilizado até mesmo em microempresas.
Sem a realização do orçamento de médio e longo prazo, trabalha-se pensando somente no dia-a-dia e nos resultados do mês (faturamento) e não é muito raro as equipes em que os gerentes e supervisores não conhecem os objetivos e as metas da empresa.
É comum vermos casos assim em pequenas e médias empresas, que por pensar que isso não faz parte da sua realidade, têm relutado em utilizar o orçamento empresarial como forma de gerir e prever resultados futuros.
E exatamente estas empresas, pela sua estrutura organizacional e pela forma como são dirigidas, acabam ficando muito vulneráveis às mudanças do ambiente e, por isso, precisam desenvolver ferramentas de planejamento que possibilitem agilizar as decisões.
Composição do Orçamento Empresarial
Segundo Glauco o orçamento de uma empresa geralmente é composto por:
• Orçamento ou projeção de vendas : quanto a empresa espera faturar com cada um de seus produtos e em cada um de seus canais de vendas;
• Orçamento de deduções de vendas e despesas variáveis: fretes, comissões, impostos, e outras taxas que serão pagas sobre o faturamento;
• Orçamento de custos da produção: gastos com matéria-prima e mão-de-obra para fabricação dos produtos que serão comercializados;
• Orçamento de RH ou mão de obra: gastos para pagar as pessoas envolvidas nos processos da empresa, desde as áreas produtivas até a administração;
• Orçamento de gastos fixos ou gastos administrativos: recursos para manter a empresa operando, como alugueis, água, luz e telefone;
• Orçamento de investimentos: para que a empresa possa crescer, é preciso que ela invista em máquinas, equipamentos e também nas pessoas que fazem parte de sua estrutura.
Saídas do Orçamento Empresarial
Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:
• DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício: demonstra de forma clara e objetivo os ganhos e despesas, bem como o lucro ou prejuízo de cada período;
• BP – Balanço Patrimonial: este relatório é importantíssimo para que a empresa saiba se está crescendo seu valor, seu patrimônio, mês a mês;
• DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa: e não menos importante, o fluxo de caixa mostra cada entrada e saída de dinheiro e é essencial a gestão de qualquer empresa.
Estes relatórios darão uma prévia dos resultados que serão alcançados se tudo for executado como planejado e o mais importante, servirão de base para acompanhar os resultados realizados mês a mês e saber ao menor sinal de desvio que ações corretivas serão necessárias.
Glauco diz que um dos erros mais comuns na gestão estratégica é realizar o orçamento empresarial e esquecê-lo em uma “gaveta”.
É necessário que a equipe faça o acompanhamento mensalmente, ou seja, comparando o que foi previsto com o realmente está sendo realizado, corrigindo e redirecionando as ações afim de assegurar o atingimento das metas e objetivos definidos no planejamento estratégico.
E não basta manter o orçamento apenas no nível da alta administração. Um verdadeiro orçamento precisa envolver todos os funcionários da empresa, principalmente gerentes e supervisores, pois são eles que conhecem as necessidades e potenciais (despesas e receitas) de suas áreas.
De forma resumida, destaca Glauco, o orçamento empresarial consiste em uma série de previsões, que serão feitas com base no que se espera acontecer em cada setor e no mercado em geral, sempre levando em consideração os dados históricos, fatos ocorridos no passado, que permitam realizar a previsão dos recursos com o máximo de precisão possível, e claro, acompanhar os resultados e compará-los com o que foi planejado.