Administrar uma empresa sem um planejamento é como sair para viajar sem definir o destino. Como no exemplo da viagem, sempre há a possibilidade de você sair por ai, ao léu e chegar a lugares bacanas, mas também existe a possibilidade de acabar em algum lugar (ou situação) bem desagradável e até mesmo perigoso. E ainda que chegue a algum lugar interessante, os custos e esforços talvez pudessem ser muito menores com um pouco de planejamento prévio.
De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, na Gestão Empresarial é a mesma coisa. Não importa se estamos falando de uma empresa é grande, média ou pequena. Se a ferramenta utilizada vai ser o papel, planilhas, sistemas especializados ou está “na cabeça do dono” (muito cuidado com esta ultima). Qualquer administrador de empresas, seja ele o próprio empreendedor, sócio ou um administrador profissional sabe que toda empresa precisa planejar seu futuro.
E esse planejamento do futuro, dividimos em três grandes blocos: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Glauco fala sobre cada um deles na sequencia.
Planejamento Estratégico
Tudo começa com o Planejamento Estratégico, onde definimos as estratégias com foco no longo prazo da empresa. Segundo Glauco, nesta etapa é preciso buscar sempre ter uma visão holística da companhia e sem entrar muito em detalhes, afinal o Planejamento Estratégico geralmente é feito para um período de 5 a 10 anos e seria bastante complicado e muito pouco provável acertar tantos detalhes para um período tão futuro.
O importante aqui é levar em conta todos os fatores internos e externos a organização, por exemplo, o cenário econômico global e a situação do mercado em que a empresa atua. Uma excelente ferramenta nesta hora é a análise SWOT que ajuda a mapear todas as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças e fornece uma ótima base para a estruturação dos demais planos estratégicos.
Mas antes de falar de forças e fraquezas e começar a analisar o mercado ou cenário econômico, sua empresa precisa ter muito bem definido quem ela é, aonde quer chegar e o que considera mais importante no caminho. A isto damos o nome de Missão, Visão e Valores, um dos instrumentos de gestão mais importantes e ao mesmo tempo mal utilizados pelas empresas (em geral).
E então, a partir deste mapeamento inicial, você precisa definir as Metas e Objetivos a serem alcançados pela empresa dentro do horizonte que está sendo projetado. Mas muito cuidado! Não estamos falando aqui de objetivos como volume de produção ou metas de vendas e sim os Objetivos Estratégicos que empresa pretende atingir, como a posição de mercado que pretende ocupar ou como quer ser reconhecida por seus clientes em dentro de alguns anos. Lembre-se de sempre criar Metas e Objetivos SMART que vão facilitar a todos na empresa entenderem.
É importante ressaltar que apesar de o Planejamento Estratégico ser criado para um horizonte de até 10 anos, é essencial que ele seja revisado e atualizado constantemente. Se isto não ocorrer, os planos sofrem um sério risco de ficarem obsoletos e serem abandonados dentro da empresa.
Planejamento Tático
Avançando um pouco, o próximo passo é a criação do Planejamento Tático. Segundo Glauco estes são planos com foco no médio prazo e com um pouco menos de detalhes que o Planejamento Estratégico, mais ainda se mantendo enxutos e com certa visão holística.
Uma das principais diferenças do Planejamento Estratégico para o Planejamento Tático é que o primeiro é voltado para a organização com um todo, já o segundo é orientado as áreas e departamentos da empresa, sendo o detalhamento com os meios para atingir os objetivos e metas da organização. Ou seja, podemos dizer que o Planejamento Tático é a decomposição do Planejamento Estratégico para cada setor, para cada área da empresa.
No Planejamento tático as projeções também são feitas para um período um pouco menor, geralmente de 1 a 3 anos. E nesta etapa que vamos ter os planos de marketing, os planos de produção, planejamento de pessoal e tudo isto resultando no planejamento financeiro empresarial, com a visão geral de entradas e saídas da companhia para o período que está sendo planejado.
A partir do Planejamento Tático temos como saída os Objetivos Táticos para cada unidade específica da organização (produção, finanças, marketing e de recursos humanos, etc.). Estes objetivos devem ser criados de forma a garantir que os Objetivos Estratégicos sejam alcançados.
Alguns exemplos de Objetivos Táticos:
• Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo 01 dia;
• Garantir que nenhum produto com defeito seja comercializado;
• Garantir que 100% dos funcionários possuam graduação;
É fundamental pensar no Planejamento Tático como a conexão entre o Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional.
Planejamento Operacional
Por fim, destaca Glauco, temos o Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos globais.
Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática.
Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante.
Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais:
• Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos;
• Implantar um programa de qualidade total;
• Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários.
Na hora de pensar no Planejamento Operacional de sua empresa, além das informações do 5W2H, algumas questões que podem ajudar são:
• Como fazer?
• Quem vai fazer?
• Qual o prazo esperado?
• Quais as ferramentais e recursos necessários?
• Quanto vai custar?
• Quais as alternativas?
Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize.