De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, planejamento estratégico é fundamental para qualquer implantação de processos e softwares na empresa ou em qualquer área. No departamento jurídico isso não é diferente, dessa forma, alguns cuidados para evitar ou minimizar riscos devem ser tomados.
Segundo Glauco, antes de iniciar qualquer contato com fornecedores, é necessário que a liderança da área avalie quais atividades do departamento precisam de renovação e agilidade para que os resultados sejam satisfatórios. Além disso, compartilhar com a equipe que trabalhará com o software e ouvir suas avaliações são primordiais, já que no dia a dia, são eles os responsáveis por fazerem as operações andarem.
Dessa forma, explica Glauco, um planejamento estratégico para a nova implantação precisa contemplar as carências do departamento alinhadas com as estratégias da empresa, ou seja, fazer perguntas como: Por que precisamos de um software para a gestão jurídica? Ou, o que precisamos executar para facilitar o andamento da demanda? São passos iniciais para qualquer mudança. Tendo esses pontos muito bem esclarecidos, será mais fácil para a fornecedora colaborar e desenvolver o software adequado ao desejo da empresa.
Outro ponto que requer atenção é a avaliação da contratante. Deve-se estudar as empresas fornecedoras, conhecer sua presença no mercado, clientes, cases e profissionais para que saiba quem está contratando. Além disso, ter a certeza que a empresa atende as exigências do mercado passará mais segurança sobre o desenvolvimento do projeto. Se a fornecedora tiver em sua história projetos criados para a gestão jurídica, certamente, terá mais conhecimento sobre as atividades diárias da área e será um diferencial na criação do software.
Uma etapa que requer atenção, cuidado e precisa ser conduzida com seriedade para evitar desconfortos entre as parte é a leitura do contrato. Tenha bem claro quais são as responsabilidades do contratado e as de sua empresa, assim, ruídos serão evitados no decorrer do projeto.
Mesmo que a empresa não tenha um software jurídico, as atividades do departamento são realizadas de alguma forma, dessa maneira, lembre-se que a migração dos dados e informações precisará ser feita. Um backup dos processos, contratos e documentos precisa estar atualizado e muito bem armazenado. Essa etapa é uma das mais delicadas e precisa estar alinhado corretamente com a fornecedora para que o tramite da migração seja bem feito. Vale destacar que a fidelidade, transparência e clareza na comunicação entre contratante e contratada favorecerão o andamento do projeto, podendo até reduzir o tempo de entrega e auxiliar na precisão entre a ferramenta e a sua utilidade.