De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, qualquer empresa de qualquer porte, pequena, média ou grande, precisa ter a consciência da importância do planejamento estratégico, tático e operacional para seu futuro. Sem esses planejamentos, uma empresa pode até ter sorte e ser levada pela situação econômica a alcançar bons resultados.
No entanto, a regra não é essa e você, como empresário, não pode confiar na sorte, mas deve estabelecer rumos para não enfrentar problemas pelo caminho. O certo é direcionar sua empresa dentro dos parâmetros necessários para que ela possa crescer.
Como fazer cada planejamento da empresa
Fazendo o planejamento estratégico
Glauco diz que o primeiro planejamento a ser feito é o planejamento estratégico, que é quem vai apontar a direção para onde você quer que a empresa caminhe, num período de longo prazo — ou seja, entre cinco a dez anos. Toda e qualquer atividade vai depender do que é decidido no seu planejamento estratégico.
As definições de visão, missão e valores da empresa — que correspondem a um conjunto de características e crenças com as quais a organização se identifica e que a tornam diferente das empresas concorrentes — nascem a partir da análise de aspectos internos e externos, sendo a marca de qualquer organização. Assim, são traçadas metas e objetivos estratégicos, embora sem muitos detalhes, principalmente em razão do prazo estabelecido.
Tomemos como exemplo uma empresa de prestação de serviços que tem como objetivo atender um centro industrial mas que, no início de suas atividades, precisa construir seu próprio nome e conquistar a confiança dos empresários a quem quer se dirigir.
Ao fazer seu planejamento estratégico, o empresário estabeleceu que, no prazo de dois anos, estará prestando serviço para 80% das empresas do setor industrial, tornando-se a principal opção para eles. Nesse prazo, a empresa poderá ser considerada de porte médio, com a possibilidade de abrir filial em outro local, mantendo as mesmas características.
O planejamento estratégico, neste caso, é fortalecer o nome e, dentro de um período planejado, expandir seus horizontes e conquistar novos mercados.
Fazendo o planejamento tático
Segundo Glauco o próximo passo é montar e desenvolver o planejamento tático. Nesse caso, temos uma diferença primordial, ou seja: o tempo de duração, que leva um prazo menor — entre um a três anos, considerado, portanto, médio prazo. Esse planejamento tático deve ser um pouco mais detalhado.
O planejamento tático é a definição dos meios através dos quais as metas e objetivos serão alcançados. Assim, surgem planos dentro das áreas da empresa, da mesma forma que no marketing e na produção.
Aqui, podemos também trabalhar com o planejamento financeiro, fazendo uma projeção de receitas e despesas, identificando possibilidades de investimento e podendo planejar o crescimento.
No exemplo citado no tópico anterior, a empresa de prestação de serviços teve necessidade de encontrar meios para conquistar 80% dos empresários do centro industrial e ainda expandir o seu negócio. Para chegar a isso, uma das metas estabelecidas foi treinar todo o seu pessoal e planejar a gestão do conhecimento na empresa, criando uma mão de obra mais especializada.
Outra meta estabelecida foi reduzir o número de reclamações sobre os serviços prestados, com a satisfação do cliente chegando ao máximo, ou seja, 100%. Assim, a empresa garantiu a qualidade dos serviços oferecidos, aumentando sua reputação no seu meio. Ao lado disso tudo, um plano de marketing foi elaborado para chegar a todas as indústrias do centro industrial.
Fazendo o planejamento operacional
Glauco destaca que o último dos pilares é o planejamento operacional: um plano mais voltado para o dia a dia da empresa, que pode ser montado para um prazo menor do que um ano. Esse planejamento é um desmembramento do que foi definido na etapa anterior e, aqui, a ideia é detalhar problemas relativos a métodos e processos pelos quais a empresa pretende chegar aos objetivos e metas já traçados.
Nessa etapa, são elaborados os planos de ação, com:
• O detalhamento dos responsáveis pelas tarefas rotineiras;
• O levantamento de equipamentos, recursos humanos e financeiros necessários para a operação chegar aos seus propósitos.
O planejamento, portanto, é mais detalhado e específico, já que deve ser implementado em tempo menor, precisando de maior nível de assertividade.
No exemplo que estamos utilizando, qual deve ser o planejamento operacional para a oferta de serviços às indústrias? Uma ação assertiva é estabelecer parceria com as indústrias, oferecendo algum tipo de benefício para os primeiros contratos, como manutenção e visitas periódicas, por exemplo.
Uma ação que dá resultados é o envio de e-mails e newsletters semanais, pelos quais se pode apresentar:
• As vantagens de terceirização de serviços;
• A redução de custos proporcionada;
• A redução de encargos para a empresa contratante, entre outros.
A empresa de prestação de serviços também pode oferecer uma assistência 24 horas, atendendo qualquer empresa em qualquer momento, mostrando sua responsabilidade com o cliente.
É importante lembrar que cada um dos exemplos que citamos só podem dar resultado se estiverem alinhados com os objetivos estratégicos e com as decisões da empresa para o seu caso específico. Uma opção que pode funcionar para uma empresa, pode não ser a melhor para outra.
Unindo os planejamentos estratégico, tático e operacional
De acordo com Glauco, ao fazer o planejamento da empresa é importante que o empresário tenha visão de empreendedor, pensando nas três etapas de forma conjunta, já que uma depende da outra para ser concretizada. Tudo deve estar interligado e todos os planos precisam estar em sintonia.
Se for feito um planejamento estratégico para projetar um determinado futuro para o negócio e não for feito nada de prático para levar a empresa nessa direção, nada será realizado. É preciso pensar que o planejamento é uma estrada em construção, com todas as ações levando para um mesmo caminho.
O planejamento também deve ser revisado de tempos em tempos, fazendo sua atualização. Bem por isso tem o nome de planejamento. As mudanças ocorridas de forma externa que possam influenciar devem ser corrigidas, da mesma maneira que as internas.
Sempre é bom lembrar que o planejamento da empresa está intrinsecamente ligado à área financeira, e qualquer empresa só pode ter sucesso se mantiver um sistema de gestão integrado, possibilitando melhor conhecimento por parte do empresário e solidificando e alicerçando suas decisões.