GLAUCO DINIZ DUARTE Gestão empresarial diminui procrastinação dentro das organizações
Não é segredo que a administração de tempo dentro de uma organização é tarefa básica para a boa execução das atividades, mas o que parece óbvio, na verdade, é um grande desafio dentro do ambiente corporativo. Um estudo interno da empresa espanhola de recursos humanos Nexian mostra que apenas 50% da jornada de trabalho é 100% produtiva e 15% do tempo é consumido em reuniões pouco eficientes, interrupções desnecessárias e tarefas que não fazem nenhuma diferença.
E quanto mais atividades os profissionais fazem sem planejamento de tempo, mais aumenta a procrastinação. É o que afirma Reginaldo Stocco, CEO da startup VHSYS, que fornece software na nuvem para gestão empresarial. “Quando não fazemos a gestão de tempo, gastamos energia desnecessária para desempenhar obrigações com menor grau de relevância. A sensação de descontrole gera stress e desânimo. Nós temos, geralmente, 8 horas de trabalho, o suficiente para fazemos todas as nossas tarefas do dia, mas sem foco, essas horas parecem render apenas alguns minutos”, explica.
Mas, ainda segundo Stocco, pouco adianta tentar aplicar uma gestão de tempo na equipe sem uma gestão empresarial completa. “Na maioria das vezes nós protelamos as tarefas mais chatas, burocráticas ou que exigem mais tempo. É um hábito do ser humano. Por isso, ferramentas de gestão, como ERPs, podem ser uma solução nestes casos. Softwares facilitam o trabalho, otimizam tempo e auxiliam na organização da empresa por eliminarem a necessidade de retrabalho na hora de computar informações. Não existem regras únicas para lidar com a gestão do tempo, mas soluções tecnológicas práticas e algumas dicas ajudam a controlar a maneira com que as horas do dia são administradas”, afirma.
Stocco definiu 10 dicas para diminuir a procrastinação no ambiente de trabalho e melhorar o clima organizacional:
Utilize a tecnologia a seu favor. Pense em utilizar softwares de gestão empresarial, como ERPs, que organizam e finalizam processos burocráticos, como emissão de notas fiscais e outros serviços financeiros.
Organize suas atividades em nível de prioridade e faça as mais difíceis antes. Isso deixará você mais leve durante o restante do dia.
Estipule prazos para tudo, mas cuidado para não criar prazos apertados para tarefas que exigem mais tempo.
Se começar algo, termine.
Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo. O que pode parecer uma boa estratégia deixará você estressado e dificilmente você conseguirá terminar tudo com qualidade.
Aprenda a dizer não. Caso você esteja sobrecarregado, explique que, no momento, não será possível entregar determinada tarefa no tempo solicitado. O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar.
Comece cedo. Isso fará seu tempo render e te dará mais liberdade durante o dia.
Agende as tarefas, seja escrevendo em uma agenda ou utilizando softwares, sites e aplicativos. Mais uma vez, a tecnologia é sua aliada.
Delegue tarefas quando for possível. Obter o controle de tudo não é inteligente
Não esqueça de fazer pequenas pausas durante o dia. O cafezinho deve existir.
